Automatisierte Eingangsrechnungsprüfung

Der Prozess der automatisierten Eingangsrechnungsprüfung, auf den sich TQS mit seinem Workflow Produkt TaskLink seit vielen Jahren spezialisiert hat, stellt für viele Unternehmen den Einstieg in die Welt des Workflow dar.

 

Am Beginn des Prozesses steht dabei meist der Import von Rechnungsdokumenten in ein revisionssicheres Archiv, welches die elektronische (Langzeit-)Archivierung übernimmt. Der Import kann per Scannen von Papierrechnungen oder per E-Mail-Import von PDF-Rechnungen erfolgen. Die auf einem Wissensmanagement basierende Extraktions-Software smartFIX steuert die Extraktion der Daten. Durch die Einbindung der FIBU-Stammdaten in die Datenextraktion kann eine hohe automatisierte Erkennungsrate der Eckdaten erreicht werden.

 

Die extrahierten Daten werden durch die Kontierungs- und Buchungsmaske im Workflow, mit der integrierten Anzeige des originalen Beleges aus dem Archiv, einfach und übersichtlich dargestellt.

Die Prozess-Abbildung und -steuerung der Rechnungsprüfung durch verschiedene Prüfer in mehrstufigen Prüfschritten definiert sich durch das Workflow-Modell, welches den heutigen Geschäftsprozess der Rechnungsprüfung im Unternehmen wiederspiegelt.

 

Die Workflow-Komponente dient dabei nicht nur zur Sicherung und Dokumentation der Prozesse, sondern bildet auch das Framework zur technischen Integration verschiedenster Komponenten und Schnittstellen (z.B. in die FIBU) im Prozess.

 

Durch die Integration der im Unternehmen eingesetzten FIBU-Software kann der Prozess der Rechnungsprüfung abgerundet werden, indem die Buchung direkt über den Workflow getätigt wird. Dabei werden die Buchungsregeln und Besonderheiten der jeweiligen Buchhaltung in der Workflow-Buchungsmaske abgebildet.

 

Abschließend wird eine Gesamtdokumentation zu dem gesamten Prozess, über die einzelnen Prüfer und Freigaben des Belegs bis hin zur Buchung mit Übernahme der Zahlungsinformationen und Kontierungen, erstellt.

 

Die Eckdaten der Prüfschritte, der Zahlung und der Kontierung werden direkt am Archiv-Dokument als Annotation angebracht, damit bei einer späteren Einsicht diese Informationen sofort zur Verfügung stehen.